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大會期間，亞冬會組委會將組織召開多場代表團一對一會議，設(shè)立媒體運行、票務(wù)、禮賓、國際政要、醫(yī)療服務(wù)等14個業(yè)務(wù)領(lǐng)域咨詢臺，精準了解各代表團需求，聽取各代表團寶貴建議，暢通與各代表團之間的溝通渠道。另外，各代表團還將實地考察市區(qū)冰上項目競賽場館、亞布力雪上項目競賽場館、運動員村、雪上頒獎廣場，全面了解各場館設(shè)施配套及場地條件。此外，參會代表團還將參觀游覽冰雪大世界夢幻冰雪館，近距離體驗“奧運冠軍之城”“雙亞冬之城”的冰雪文化底蘊。
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